• Home
  • Come si organizza un evento e perché ha ancora senso farlo (bene)

Come si organizza un evento e perché ha ancora senso farlo (bene)

Che sia interno all’azienda o rivolto a clienti e potenziali partner, che si tratti della presentazione di un prodotto o di un meeting commerciale, un evento rappresenta sempre una straordinaria opportunità di comunicazione: è infatti un momento in cui si combinano emozione, relazione ed esperienza secondo un mix estremamente efficace che va ad incidere sulla notorietà e sulla reputazione del vostro brand, e quindi sul business.

Per questo ancora oggi, nonostante la presenza di canali di comunicazione molto più diretti e meno dispendiosi (in termini di tempo e risorse), l’organizzazione di un evento resta sempre uno strumento su cui puntare, e al tempo stesso da “maneggiare con cura”. Proprio per le sue caratteristiche, infatti, un avvenimento di successo va pensato in ogni dettaglio, dal contenuto alla forma, dallo stile al tono, oltre che attraverso la sua promozione.

Ma allora, come si organizza un evento? Noi abbiamo elaborato un nostro personale modello di event management, che si sviluppa in tre fasi:

Prima dell’evento

E’ fondamentale un’accurata analisi del posizionamento dell’iniziativa (gli obiettivi che ha, a chi si rivolge e quali effetti vuole provocare). Non a caso, almeno il 50% del successo di un evento è determinato dalla sua progettazione, quel momento in cui si costruisce un’esperienza che intende essere unica per i partecipanti; è qui che vengono messe in campo anche tutte le capacità predittive, ipotizzando differenti scenari su quanto potrà succedere. Dalle strategie di lead generation alla pianificazione e budgeting, dal design alle attività di fundraising, dall’event marketing alla comunicazione attorno e per l’evento, nulla va lasciato al caso.

Durante l’evento

Qui entrano in gioco soprattutto le capacità di coordinamento e di problem solving per far fronte a quanto, auspicabilmente, si era previsto, ma soprattutto a quanto non era stato preventivato e che, vi garantiamo, non manca nemmeno nelle situazioni più studiate e meglio preparate. Ed è a queste abilità che è affidato un ulteriore 20% di successo.

Dopo l’evento

E’ quando le luci si spengono e gli invitati se ne vanno, che si struttura un’attenta misurazione dei risultati, dalla quantità alla qualità dei presenti, dai feedback ricevuti al coinvolgimento ottenuto. Soprattutto, si mettono in campo le azioni successive nei confronti degli intervenuti, finalizzate alla conversione (anche e soprattutto economica): l’evento, infatti, rappresenta un’occasione preziosa a cui dare seguito con azioni specifiche (email marketing, incontri one-to-one, ecc.), sfruttando i lead generati, le reazioni provocate e l’adesione ai presupposti misurati nel corso del follow-up. Inoltre, questo è il momento per capitalizzare i risultati ottenuti anche in termini di comunicazione, sfruttando ad esempio immagini e video raccolti, oltre che per progettare l’evento successivo, affinando strategie e contenuti sulla base dei feedback ricevuti.

Pronti a partire? Il nostro staff è a vostra disposizione, guardate qui.

Affiliata alle principali Associazioni Professionali del Settore

© 2018 Tutti i diritti riservati - Integra Solutions srl - p.i. 03164120408